Aanbesteding LeesVertelwedstrijd 2024

De 26ste editie van De Nationale LeesVertelwedstrijd op 22 april 2023 was weer een groot succes. Een verslag staat in ons magazine W&G nr. 2/2023, op de website www.leesvertelwedstrijd.nl en op de gelijknamige Facebookpagina. In het recent verschenen nummer 3/2023 van ons blad kunt u op pagina 2 lezen dat het project- en communicatiebureau 125Procent heeft aangegeven dat zij de uitvoering van De Nationale LeesVertelwedstrijd wil overdragen aan een andere organisatie. 125Procent gaat haar aandacht verleggen naar andersoortige maatschappelijke projecten. 

Stichting Woord en Gebaar zoekt een ervaren en enthousiaste evenementenorganisatie of projectbureau voor het plannen, coördineren en uitvoeren van De Nationale LeesVertelwedstrijd 2024

Wij zijn heel blij dat 125Procent het evenement de afgelopen jaren op een hoger niveau heeft gebracht. Maar, net zoals bij de wisseling van de wacht in oktober 2015, is het ook nu een goed moment om ruimte te geven aan nieuwe ideeën met het oog op de toekomst. Dit kan gelden voor de opzet, de programmering van de finale en de vormgeving van De Nationale LeesVertelwedstrijd. Het biedt een evenementenorganisatie een unieke kans om samen met de dovengemeenschap vernieuwing te brengen en dit belangrijke evenement met zo’n rijke geschiedenis binnen de gemeenschap vorm te geven. 

De project-/evenementenorganisatie aan wie de opdracht wordt verleend, zal zeker aan het begin nauw samenwerken en communiceren met zowel 125Procent als met het bestuur van Stichting Woord en Gebaar om de overdracht succesvol te laten verlopen en om de kwaliteitsnormen en doelstellingen te leren kennen. In eerste instantie betreft het een opdrachtverlening voor het organiseren van De Nationale LeesVertelwedstrijd in schooljaar 2023-2024. Bij tevredenheid van het bestuur over het verloop van de organisatie staat de optie open voor verlenging van de samenwerking.  

De Nationale LeesVertelwedstrijd

De Nationale LeesVertelwedstrijd heeft als doel de talentontwikkeling van dove en slechthorende kinderen te stimuleren, met een specifieke focus op vertelkunst in de Nederlandse Gebarentaal en leesmotivatie. Het ontwikkelen van en creëren van meer zichtbaarheid voor de Nederlandse Gebarentaal is eveneens een belangrijk doel. De Nationale LeesVertelwedstrijd omvat schoolfinales op basisscholen voor dove en zwaar slechthorende kinderen, een landelijke finale en een evaluatie met betrokkenen. Tijdens de finaledag ontmoeten mensen uit de dovengemeenschap elkaar en daarvoor wordt in samenwerking met een klankbordgroep een interactief programma ontwikkeld.

Wat verwachten wij van de ervaren en allround organisator van De Nationale LeesVertelwedstrijd?

Taken en verantwoordelijkheden:

• Ontwikkelen en uitvoeren van een gedetailleerd projectplan voor De Nationale LeesVertelwedstrijd in samenwerking met docenten van basisscholen voor dove en zwaar slechthorenden kinderen en een klankbordgroep van professionals en vrijwilligers. Dit omvat naast het bedenken en uitwerken van een inhoudelijk plan tevens het opstellen van een tijdschema, roosters, takenlijsten en dergelijke.
• Opstellen van een gedetailleerde begroting (budgetramingen) en dekkingsplan en het beheren van het budget, inclusief het opvragen van offertes en kostenbewaking gedurende het hele productieproces. [Aan welke posten u moet denken ziet u in het voorbeeld.] 
• Fondsenwerving en -verantwoording. Hierbij hoort het identificeren van potentiële financiers, aanvragen voorbereiden en indienen, het onderhouden van contact met belangrijke financiële partners en het opstellen van een inhoudelijke en financiële eindrapportage naar de fondsen, subsidiegevers en overige financiers van De Nationale LeesVertelwedstrijd.
• Inventariseren en vastleggen van verschillende aspecten van het evenement, zoals datum landelijke finale, locatie, technische vereisten, programmabeheer, logistiek en productietaken.
• Onderhandelen over contracten en zorgen voor tijdige afspraken en efficiënte levering van diensten.
• Het schrijven van een communicatieplan en het ontwikkelen en implementeren van een effectieve marketing- en promotiecampagne om De Nationale LeesVertelwedstrijd onder de aandacht te brengen bij de juiste doelgroepen, en het beheer van de website en social mediakanalen, evenals begeleiding bij het ontwikkelen van promotiemateriaal.
• Het creëren van een leer-werkomgeving voor dove talenten.
• Onderhouden van contact met docenten van deelnemende scholen en afstemming over de uitvoering van de schoolfinales en de voorbereiding van de nationale finale.
• Onderhouden van goede relaties met vrijwilligers (medewerkers, juryleden), professionals, tolken, media en leveranciers. 
• Planontwikkeling voor deelactiviteiten en evaluatie van het evenement met verschillende groepen betrokkenen. Verzamelen en vastleggen van feedback om toekomstige edities van De Nationale LeesVertelwedstrijd te verbeteren.

Vaardigheden en kwalificaties:

• Aantoonbaar netwerk in de dovengemeenschap.
• Aantoonbaar gebarentaalvaardig (NGT of tenminste NmG).
• Ervaring in evenementenproductie of daarmee vergelijkbaar, met name gericht op jeugd van 10 t/m 14 jaar.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te beheren.
• Ruime ervaring met budgetraming, kostenbewaking, fondsenwerving en financiële rapportage.
• Ruime ervaring in het omgaan met/kennis hebben van jeugd vanaf 10 jaar.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Ervaring met teamwerk en teammanagement.
• Effectieve samenwerking met diverse belanghebbenden uit de dovengemeenschap, zoals docenten van basisscholen voor dove en zwaar slechthorenden kinderen, vrijwilligers en samenwerkingspartners, waaronder locatie, licht- video- en geluidstechnici. 
• Bewezen vermogen om creatieve oplossingen te vinden en om te gaan met uitdagingen tijdens evenementen.
• Geregistreerd met een KvK nummer, bij voorkeur Stichting, VoF of BV.

Optioneel:

• Kennis van technische vereisten van evenementen, waaronder geluidssystemen, verlichting en audiovisuele apparatuur.
• Bereidheid om ’s avonds en in het weekend te werken, afhankelijk van de planning van De Nationale LeesVertelwedstrijd.

Selectiecriteria:

De ingediende voorstellen zullen worden beoordeeld op basis van de volgende criteria:

• Ervaring en expertise in evenementenproductie of vergelijkbaar, met name gericht op jeugd van 10 t/m 14 jaar.
• Ervaring en expertise hebben in talentontwikkeling (met name binnen de dovengemeenschap).
• Creativiteit en innovatieve benaderingen om de doelstellingen van De Nationale LeesVertelwedstrijd te bereiken.
• Opstellen van begrotingen, financieel beheer en ervaring met fondsenwerving en het maken van (eind)rapportages zowel inhoudelijk als financieel t.b.v. fondsen, subsidiegevers en overige financierders.
• Vermogen om effectief samen te werken met diverse belanghebbenden, waaronder professionals, vrijwilligers, docenten en tolken.
• Communicatieve vaardigheden en vermogen om een marketing- en promotiecampagne te ontwikkelen en uit te voeren.
• Bewezen vermogen om uitdagingen tijdens evenementen aan te pakken en creatieve oplossingen te vinden.

Indieningstermijn

Organisaties die interesse hebben in deze uitdagende opdracht kunnen hun bidbook indienen tot en met uiterlijk maandag 18 september 2023 via e-mail naar: Mieneke van der Jagt: voorzitter@woordengebaar.nl In de cc graag: info@woordengebaar.nl. Het in te dienen bid omvat:

• Een uitgebreid voorstel over hoe u De Nationale LeesVertelwedstrijd 2024 zou vormgeven en organiseren. Welke ideeën heeft u en wat is de achtergrond van deze ideeën?
• Een uitgebreide motivatie waarin u aangeeft waarom u de organisatie van De Nationale LeesVertelwedstrijd wilt overnemen. U kunt uw motivatie op 2 manieren indienen:

• Een kort filmpje van maximaal 3-4 minuten waarin u een samenvatting geeft van uw motivatie en ideeën.
• Alleen een uitgebreide schriftelijke motivatie.

• Een cv van de belangrijkste medewerkers  die betrokken zullen zijn bij het project. 
• Een offerte.

Let op dat voorstellen die na deze datum worden ingediend mogelijk niet in aanmerking komen voor beoordeling.

Besluitvorming

Afhankelijk van het aantal serieuze inzendingen worden er met 3-5 organisaties/bureaus kennismakingsgesprekken gevoerd. In de week van 2 tot 7 oktober ontvangen alle inzenders een reactie op hun bid. Deze reactie kan een uitnodiging zijn voor een nader gesprek of de mededeling dat de betreffende indiener helaas niet geselecteerd is. 

Contractvoorwaarden

De gekozen project- of evenementenorganisatie zal een contract aangaan met Stichting Woord en Gebaar, waarin de volgende voorwaarden zullen worden opgenomen:

• Contractduur: Het contract zal geldig zijn voor de duur van het project, dat loopt van oktober/november 2023 tot ca 2 maanden na de finaledag van De Nationale LeesVertelwedstrijd 2024. In eerste instantie betreft het een opdrachtverlening voor de organisatie van De Nationale LeesVertelwedstrijd die plaatsvindt in het schooljaar 2023-2024 met een optie voor de jaren erna wanneer de organisatie van de LVW 2024 tot volle tevredenheid van het bestuur is verlopen.
• Betalingsvoorwaarden: Betalingen zullen worden gedaan volgens een overeengekomen schema, gebaseerd op mijlpalen en geleverde diensten.
• Verzekeringen: De evenementenorganisatie/het projectbureau dient te beschikken over passende verzekeringen, waaronder aansprakelijkheidsverzekering en eventuele specifieke vereisten die door Stichting Woord en Gebaar worden gesteld.
• Vertrouwelijkheid: De evenementenorganisatie/het projectbureau zal vertrouwelijke informatie en gegevens die tijdens het project worden verkregen, vertrouwelijk behandelen en niet delen met derden zonder schriftelijke toestemming van betrokkenen (Stichting Woord en Gebaar, vrijwilligers, docenten, ouders/verzorgers van deelnemende kinderen, e.a.).
• Specifieke vereisten: Eventuele specifieke vereisten met betrekking tot de uitvoering van De Nationale LeesVertelwedstrijd zullen in het contract worden opgenomen en worden afgestemd met de gekozen evenementenorganisatie/projectbureau.

Heeft u vragen?

Voor verdere vragen over deze tender kunt u contact opnemen met Mieneke van der Jagt via het e-mailadres: voorzitter@woordengebaar.nl